Hva er Doffin? Offentlige anbud forklart

Offentlig sektor kjøper varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeid for svært store summer hvert år. Når et oppdrag er over bestemte terskelverdier, er oppdragsgiver lovpålagt å kunngjøre konkurransen, slik at leverandører kan delta på like vilkår. Stedet kunngjøringen havner, er Doffin.

Hvis bedriften din leverer noe det offentlige kjøper, er Doffin der mulighetene dukker opp. Her er hva databasen er, hva en kunngjøring inneholder, og hvorfor det er vanskeligere enn det høres ut å følge med.

Hva Doffin er

Doffin er den nasjonale kunngjøringsdatabasen for offentlige anskaffelser i Norge. Den driftes av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) og er gratis å bruke.

Tanken bak er likebehandling. Når en kommune, et helseforetak eller en statlig etat skal kjøpe noe over bestemte terskelverdier, kan de ikke bare ringe en leverandør de kjenner fra før. De må kunngjøre konkurransen offentlig, så alle som kan levere får sjansen til å delta på samme grunnlag. Doffin er stedet den kunngjøringen blir synlig.

For deg som leverandør betyr det at Doffin er utgangspunktet: det er her du oppdager at en konkurranse finnes, før du i det hele tatt vurderer å levere tilbud.

Hva en kunngjøring inneholder

En konkurransekunngjøring beskriver behovet, kravene til leverandøren og fristen for å levere tilbud. Den gir deg nok til å avgjøre om dette er noe for bedriften.

De bindende dokumentene ligger ikke i selve kunngjøringen, men i konkurransegrunnlaget som er knyttet til den. Kunngjøringen er varselet om at konkurransen finnes, konkurransegrunnlaget er der du leser de fullstendige kravene.

Hver kunngjøring er merket med informasjon som gjør den søkbar:

• CPV-koder (Common Procurement Vocabulary) beskriver hva som kjøpes, slik at du kan filtrere på fagområde.
• Geografi viser hvor oppdraget hører hjemme.
• Verdi sier noe om størrelsen på oppdraget.
• Frist forteller når tilbudet må være levert.

Denne merkingen er det som gjør det mulig å filtrere presist, i stedet for å lese gjennom alt.

Kunngjøringer over EØS-terskel videresendes til TED (Tenders Electronic Daily), EUs felles database. Større konkurranser blir dermed synlige for leverandører i hele EØS-området, ikke bare i Norge.

Hvorfor det er krevende å følge med

Det høres greit ut: gå inn på Doffin, søk, finn konkurransene dine. I praksis er det vanskeligere.

Det publiseres svært mange kunngjøringer. Skal du være sikker på å fange opp de relevante, må du sjekke jevnlig, ikke bare en gang i blant. I tillegg kommer det oppdateringer, presiseringer og fristendringer underveis i en konkurranse, så et bilde du tok forrige uke kan allerede være utdatert.

Å overvåke dette manuelt skalerer dårlig. Du risikerer to ting samtidig: å gå glipp av konkurranser du burde sett, og å bruke tid på å lese gjennom kunngjøringer som ikke er relevante for bedriften. Begge deler koster, enten i tapte muligheter eller i bortkastede timer.

Fra Doffin til Anbudsradar

Det er her overvåking automatisk gir mening. I stedet for å sjekke Doffin selv, setter du opp hva som er relevant for bedriften én gang, og lar systemet følge med.

Anbudsradar i Skalde overvåker kunngjøringene på Doffin og varsler deg når en kunngjøring matcher radarprofilene du har satt opp. Matchingen skjer på metadata: CPV, fylke, verdi og nøkkelord. Radaren vurderer ikke hvor godt bedriften dekker kravene i konkurransen, den finner kunngjøringene som passer profilen din, så du slipper å lete manuelt.

Når et treff er verdt å gå videre med, tar du det inn som et anbud i den vanlige anbudspipelinen i Skalde Anbud, der du leser kravene i konkurransegrunnlaget og bygger tilbudet.